IT poole haldamisel ja juhtimisel esineb sageli vigu, mis mingil põhjusel (kulude kokkuhoid, madal prioriteet või ajapuudus) jäävad sageli tähelepanuta ning võivad tekitada hiljem suuremaid probleeme, mille lahendamine on ettevõttele kulukas ja aeganõudev. Reastasime 10 sellist probleemi, mis kipuvad ettevõtetes aeg-ajalt üles kerkima. Vaata kas ka sinu firmas või organisatsioonis selliseid probleeme esineb:

1. Keskendutakse liigselt tehnoloogiale ja mitte ärilisele poolele

Kuna IT meeskond koosneb tavaliselt tehnilistest inimestest, kelle on kas infrastruktuuri või arendamise taust, siis on ka nende tegevused IT poole haldamisel ja arendamisel mõjutatud paljuski sellest. See tähendab, et keskendutakse uute lahenduste ja tehnoloogiate juurutamisele, kuid ei pruugita vaadelda, kas see midagi ka ettevõtte klientidele või töötajatele paremaks teeb. Ehk siis kas see ärilisest poolest omab mingit effekti? 

2. Töötajad ei julge itimeeste jutule oma IT probleemidega minna

Kui on olemas eraldi tehnilist kasutajatuge pakkuv inimene ettevõttes, siis oleks ju hea kui töötajad julgeksid ja sooviksid meelsasti IT probleemide esinedes kohe tema poole pöörduda (eriti kuna sageli see segab või takistab neil töö tegemist). Probleemiks võib olla see, et nad ei soovi IT administraatorit oma probleemidega tülitada, üritavad probleemid pigem ise ära lahendada (kulutades selleks oma tööaega) või siis pöörduvad IT meeskonna poole alles viimases hädas.

Sellise olukorra vältimiseks tuleb töötajatele IT tugiisikuid tutvustada või siis IT spetsialistid ise peavad aega ajalt uurima kas saavad abiks olla. Peab olema selge ja lihtne süsteem näiteks kuhu helistada või saata email, et IT küsimustes kohe abi saada. Hea oleks kui eksisteeriks minigsugune ticketing süsteem, mille puhul saab töötajale anda infot probleemise (näiteks arvuti parandamise) protsessist ning hiljem saab töötaja hinnata tehtud tööd. Kas ta jäi näiteks rahule suhtlemise poolega ja lahendamise kiirusega. See aitab mõõta töötajate rahulolu IT toega ning jälgida näiteks ka seda palju probleeme keskmiselt kuus esineb. Kui see arv on liiga suur, siis tuleks midagi muuta.

Hea kasutajatoe puhul on oluline, et  IT meeskond suhtleb töötajatega neile arusaadavate terminitega. See tähendab ka seda, et IT kasutajatuge pakkuma tasuks valida inimesed, kes tehniliste oskuste kõrval on ka võrdlemisi head suhtlejad.

Iteractionis on näiteks kasutusel selline süsteem, mille puhul meie IT haldusteenuse hind sõltub otseselt kasutajate rahulolust. Kui töötajate hinnang meie teenusele oleks kehv, siis võtaksime 20% hinnast alla. Pikemalt Iteractioni teenustest...

3. Puudub lahendus IT töötajate asendamiseks

Ka nemad vajavad puhkust või võivad jääda haigeks, ning sel juhul on sageli just väiksemate ettevõtete IT pool sisuliselt halvatud. Keegi teine ettevõttes ei tea IT asjadest suurt midagi ning lihtsalt oodatakse hambad ristis IT administraatori naasmist. Siinkohal on üks variant valida omale mõni ettevõte teenuspartneriks, kes hoiab end süsteemiga kursis ning vajadusel asendab töötajat või võtab haldamise üle. Küsi meilt selle kohta täpsemalt...

4. Puudub varunduslahendus ning süsteemi taastamist pole reaalselt testitud

Infotehnoloogias on rikked vältimatud ning nende vastu aitavad suurepäraselt varundus- ja taastelahendused. Probleemiks ei pruugu alati olla just nende puudumine, vaid see, et reaalses olukorras nad ei tööta nagu planeeritud. Selle vältimiseks tasuks neid testida päris olukordade suhtes kindla aja tagant. Töötav varunduslahendus võimaldab näiteks taastatda serveri rikke korral kirjavahetuse ning klientide emailid, mis võivad muidu kaduma minna.

Siin on natuke lõbusat lugemist, millist kahju on tekitanud alustavad IT spetsialistid (http://www.businessinsider.com/worst-mistakes-made-by-interns-at-tech-companies-2013-10?op=1). Loo moraal on kindlustada vajalike süsteemide toimimine hädaolukordades läbi varundus ja taastelahenduste ning valida töö jaoks õige (piisavate teamistega ning kogemustega) inimene.

6. IT turvalisuse poolelt keskendutakse vaid välistele, mitta aga sisemistele ohtudele

 Gartneri uuring väidab, et 70% ettevõttele kaotusi põhjustavatest intsidentidest tuleb tegelikult ettevõtte seest. Seega kehtib siinkohal ütlus: „Usalda, aga kontrolli.“ Väliste ohtude eest kaitsevad paljuski korralikud tulemüürilahendused, sisemiste ohtude vastu aitab aga mõningane kontrollimine.

7. IT pool ei arvesta IT turvalisusega majast väljas

Mobiilsed seadmed ning ka sülearvutid võimaldavad pääseda ligi vajalikele rakendustele ja andmetele igalt poolt (kohvikutest, kodust jne) ehk võrkudest, mida ettevõtte administraatorid ei kontrolli. IT meeskonna ülesanne on tagada, et õiged inimesed pääsevad küll ka mujalt ligi vajalikele andmetele ja rakendustele, kuid see oleks võimalikult turvaline. Seda turvalisust aitavad tagada näiteks tulemüürilahendused.

Tuleks arvestada ka sellega, et näiteks seadmete kadumise puhul oleks võimalik neilt e-kirjad või muu tundlik info kustutada, et see ei sattuks võõraste isikute kätte. Ka selleks on olemas vajalikke lahendusi (inglise keeles remote wipe).

8. Nõrgad paroolid, unustatud paroolid jne

Paroolid on peamised autentimise viisid näiteks arvutisse või rakendustesse sisselogimisel. Kui need paroolid on liiga nõrgad (lihtsasti äraarvatavad, väga lühikesed või puuduvad üldse), siis ei kaitse need delikaatseid andmeid ei sisemiste ega välimiste ohtude eest. Ettevõttel peaks olema oma nn paroolipoliitika, mis tagaks piisavalt turvalised paroolid ning teeks töötajatele selgeks näiteks kuidas luua turvalisi paroole ning nõuaks nende paroolide vahetamist teatud aja tagant. Teine asi millega tuleb arvestada on, et aeg ajalt need paroolid ununevad ning sel juhul peavad IT administraatorid olema võimelised töötajat aitama.

9. Puudub igasugune IT dokumentatsioon

Sageli just väiksemate ettevõtete puhul sageli puudub IT poolest (ligipääsudest, süsteemi ehitusest jne) vajadusel kättesaadav dokumentatsioon (see asub näiteks vaid süsteemiadministraatori isiklikes märkmetes või peas). Selline dokumentatsioon osutub just eriti vajalikuks erinevates kriisiolukordades. Näiteks kui süsteem on maas, siis ajakohased taasteplaanid võimaldavad oluliselt kiiremalt IT spetsialistidel või ka näiteks ettevõtte välistel isikutel taastada süsteemi töö. Nende puudumisel toimub nuputamine ning süsteemi õppimine, mis kulutab aega ning tekitab kahju ettevõttele. Kui lisada dokumentatsiooni kõrvale ka süsteemide vastavus parimatele praktikatele, siis nende põhjal on näiteks lihtne vajadusel asendada oma IT partnereid, võtta appi väliseid halduspartnereid jne.

Iteraction näiteks loob oma teenusklientide puhul vajalikku IT dokumentatsiooni, mis on kliendile vajadusel kättesaadav. See võimaldab kiiremini lahendada probleeme ning annab süsteemist suurepärase ülevaate. Soovitame seda teha ka sinu ettevõttes.

10. IT meeskonda ei koolitata

Põhjuseks on tihtipeale see, et see nõuab kas liigselt aega või on kulukas. See tähendab, et õpitakse ise ning hiljem iseõpitu põhjal juurutatud lahendused ei pruugi töötada päris nii nagu peaks. IT inimestesse aga tasub investeerida, kuna nemad mõjutavad firma tööd väga olulisel määral. 

Kui sa ei tule IT probleemidega ise toime, siis ehk on abi meie teenustest? Võta meiega ühendust ja anna teada, kui saame sulle IT juhtimisel või haldamisel abiks olla.

Võta meiega ühendust