IT poole
haldamisel ja juhtimisel esineb sageli vigu, mis mingil põhjusel (kulude
kokkuhoid, madal prioriteet või ajapuudus) jäävad sageli tähelepanuta ning
võivad tekitada hiljem suuremaid probleeme, mille lahendamine on ettevõttele
kulukas ja aeganõudev. Reastasime 10 sellist probleemi, mis kipuvad ettevõtetes
aeg-ajalt üles kerkima. Vaata kas ka sinu firmas või organisatsioonis selliseid
probleeme esineb:
1. Keskendutakse liigselt tehnoloogiale ja mitte
ärilisele poolele
Kuna IT meeskond koosneb tavaliselt tehnilistest
inimestest, kelle on kas infrastruktuuri või arendamise taust, siis on ka nende
tegevused IT poole haldamisel ja arendamisel mõjutatud paljuski sellest. See
tähendab, et keskendutakse uute lahenduste ja tehnoloogiate juurutamisele, kuid
ei pruugita vaadelda, kas see midagi ka ettevõtte klientidele või töötajatele
paremaks teeb. Ehk siis kas see ärilisest poolest omab mingit effekti?
2. Töötajad ei julge itimeeste jutule oma IT
probleemidega minna
Kui on olemas eraldi tehnilist kasutajatuge pakkuv
inimene ettevõttes, siis oleks ju hea kui töötajad julgeksid ja sooviksid
meelsasti IT probleemide esinedes kohe tema poole pöörduda (eriti kuna sageli
see segab või takistab neil töö tegemist). Probleemiks võib olla see, et nad ei
soovi IT administraatorit oma probleemidega tülitada, üritavad probleemid pigem
ise ära lahendada (kulutades selleks oma tööaega) või siis pöörduvad IT meeskonna
poole alles viimases hädas.
Sellise olukorra vältimiseks tuleb töötajatele IT
tugiisikuid tutvustada või siis IT spetsialistid ise peavad aega ajalt uurima
kas saavad abiks olla. Peab olema selge ja lihtne süsteem näiteks kuhu
helistada või saata email, et IT küsimustes kohe abi saada. Hea oleks kui
eksisteeriks minigsugune ticketing süsteem, mille puhul saab töötajale anda
infot probleemise (näiteks arvuti parandamise) protsessist ning hiljem saab
töötaja hinnata tehtud tööd. Kas ta jäi näiteks rahule suhtlemise poolega ja
lahendamise kiirusega. See aitab mõõta töötajate rahulolu IT toega ning jälgida
näiteks ka seda palju probleeme keskmiselt kuus esineb. Kui see arv on liiga
suur, siis tuleks midagi muuta.
Hea kasutajatoe puhul on oluline, et IT meeskond suhtleb töötajatega neile
arusaadavate terminitega. See tähendab ka seda, et IT kasutajatuge pakkuma
tasuks valida inimesed, kes tehniliste oskuste kõrval on ka võrdlemisi head
suhtlejad.
Iteractionis on näiteks kasutusel selline süsteem, mille
puhul meie IT haldusteenuse hind sõltub otseselt kasutajate rahulolust. Kui
töötajate hinnang meie teenusele oleks kehv, siis võtaksime 20% hinnast alla.
Pikemalt Iteractioni teenustest...
3. Puudub lahendus IT töötajate asendamiseks
Ka nemad vajavad puhkust või võivad jääda haigeks, ning
sel juhul on sageli just väiksemate ettevõtete IT pool sisuliselt halvatud. Keegi
teine ettevõttes ei tea IT asjadest suurt midagi ning lihtsalt oodatakse hambad
ristis IT administraatori naasmist. Siinkohal on üks variant valida omale mõni
ettevõte teenuspartneriks, kes hoiab end süsteemiga kursis ning vajadusel
asendab töötajat või võtab haldamise üle. Küsi meilt selle kohta täpsemalt...
4. Puudub varunduslahendus ning süsteemi taastamist pole
reaalselt testitud
Infotehnoloogias on rikked vältimatud ning nende vastu
aitavad suurepäraselt varundus- ja taastelahendused. Probleemiks ei pruugu
alati olla just nende puudumine, vaid see, et reaalses olukorras nad ei tööta
nagu planeeritud. Selle vältimiseks tasuks neid testida päris olukordade suhtes
kindla aja tagant. Töötav varunduslahendus võimaldab näiteks taastatda serveri rikke
korral kirjavahetuse ning klientide emailid, mis võivad muidu kaduma minna.
6. IT turvalisuse poolelt keskendutakse vaid välistele,
mitta aga sisemistele ohtudele
Gartneri uuring väidab,
et 70% ettevõttele kaotusi põhjustavatest intsidentidest tuleb tegelikult
ettevõtte seest. Seega kehtib siinkohal ütlus: „Usalda, aga kontrolli.“ Väliste
ohtude eest kaitsevad paljuski korralikud tulemüürilahendused, sisemiste ohtude
vastu aitab aga mõningane kontrollimine.
7. IT pool ei arvesta IT turvalisusega majast väljas
Mobiilsed seadmed ning ka sülearvutid võimaldavad pääseda
ligi vajalikele rakendustele ja andmetele igalt poolt (kohvikutest, kodust jne)
ehk võrkudest, mida ettevõtte administraatorid ei kontrolli. IT meeskonna
ülesanne on tagada, et õiged inimesed pääsevad küll ka mujalt ligi vajalikele
andmetele ja rakendustele, kuid see oleks võimalikult turvaline. Seda
turvalisust aitavad tagada näiteks tulemüürilahendused.
Tuleks arvestada ka sellega, et näiteks seadmete kadumise
puhul oleks võimalik neilt e-kirjad või muu tundlik info kustutada, et see ei
sattuks võõraste isikute kätte. Ka selleks on olemas vajalikke lahendusi
(inglise keeles remote wipe).
8. Nõrgad paroolid, unustatud paroolid jne
Paroolid on peamised autentimise viisid näiteks arvutisse
või rakendustesse sisselogimisel. Kui need paroolid on liiga nõrgad (lihtsasti
äraarvatavad, väga lühikesed või puuduvad üldse), siis ei kaitse need
delikaatseid andmeid ei sisemiste ega välimiste ohtude eest. Ettevõttel peaks
olema oma nn paroolipoliitika, mis tagaks piisavalt turvalised paroolid ning
teeks töötajatele selgeks näiteks kuidas luua turvalisi paroole ning nõuaks nende paroolide vahetamist teatud aja tagant. Teine asi millega
tuleb arvestada on, et aeg ajalt need paroolid ununevad ning sel juhul peavad
IT administraatorid olema võimelised töötajat aitama.
9. Puudub igasugune IT dokumentatsioon
Sageli just väiksemate ettevõtete puhul sageli
puudub IT poolest (ligipääsudest, süsteemi ehitusest jne) vajadusel kättesaadav
dokumentatsioon (see asub näiteks vaid süsteemiadministraatori isiklikes märkmetes
või peas). Selline dokumentatsioon osutub just eriti vajalikuks erinevates
kriisiolukordades. Näiteks kui süsteem on maas, siis ajakohased taasteplaanid
võimaldavad oluliselt kiiremalt IT spetsialistidel või ka näiteks ettevõtte
välistel isikutel taastada süsteemi töö. Nende puudumisel toimub nuputamine
ning süsteemi õppimine, mis kulutab aega ning tekitab kahju ettevõttele. Kui
lisada dokumentatsiooni kõrvale ka süsteemide vastavus parimatele praktikatele,
siis nende põhjal on näiteks lihtne vajadusel asendada oma IT partnereid, võtta
appi väliseid halduspartnereid jne.
Iteraction näiteks loob oma teenusklientide puhul
vajalikku IT dokumentatsiooni, mis on kliendile vajadusel kättesaadav. See
võimaldab kiiremini lahendada probleeme ning annab süsteemist suurepärase
ülevaate. Soovitame seda teha ka sinu ettevõttes.
10. IT meeskonda ei koolitata
Põhjuseks on tihtipeale see, et see nõuab kas liigselt aega
või on kulukas. See tähendab, et õpitakse ise ning hiljem iseõpitu põhjal
juurutatud lahendused ei pruugi töötada päris nii nagu peaks. IT inimestesse aga
tasub investeerida, kuna nemad mõjutavad firma tööd väga olulisel määral.
Kui sa ei tule IT probleemidega ise toime, siis ehk on
abi meie teenustest? Võta meiega ühendust ja anna teada, kui saame sulle IT
juhtimisel või haldamisel abiks olla.
