Office 365 teenused on väga mitmekülgsed ja nende seast leiab palju enamat kui lihtsalt Wordi ja Exceli. Oleme siin blogis Microsoft Teams suhtlusrakendusest juba kirjutanud ja nüüd tasub tähelepanu suunata järgmisele kasulikule rakendusele, mis O365 paketiga kaasa tuleb – Microsoft Planner.

Sisuliselt on tegemist organisatsiooni või muu meeskonna aja- ja tööplaneerimisrakendusega. Juba enne funktsioonidega tutvumist on selle suureks plussiks fakt, et see tuleb Office 365 paketiga kaasa, mis tähendab, et kui sinu organisatsioon juba kasutab näiteks Wordi ja Excelit, siis saate sama paketiga kasutada ka Plannerit. Lisaks sellele tuleb Planneriga kaasa ka rohkelt head ühildumist Office 365 teiste programmidega, kuna neid toodab sama ettevõte. 

Mida Planneriga teha saab? 

Planneriga saab mugavalt organisatsiooni või meeskonna sees ülesandeid jagada ja olla seeläbi kindel, et asjad saavad õigeks ajaks tehtud ning inimesed teavad, mis on nende ülesanded. 

Rakendusse sisenedes ootab kasutajat töölaud, kus on toodud kõik tema ülesanded, mis tehtud peavad saama. Sealtkaudu on võimalik lisada ka uusi projekte, suunata need tegemiseks mõnele kindlale kasutajale, näiteks kolleegile ja panna paika ka aeg, milleks asjad tehtud peavad saama.

 

Lisaks sellele saab kõik projekte veel ka eraldi märgistada, näiteks värvidega, et oleks aru saada, mis on prioriteetsemad tööd ja millistega kannatab pisut oodata. 

Alustades mõne uue projektiga tuleb kõigepealt luua rakenduses uus plaan ehk ning seejärel saab sinna alla hakata ülesandeid lisama. Plaan peaks olema mingi suurem projekt või saavutamist vajav eesmärk. Näiteks uue toote lansseerimine.

Kõik ülesanded saab jaotada veel omakorda nii-öelda gruppidesse, Planneris on gruppide tähiseks „Buckets“. Näiteks saab töölaual olla korraga nii lihtne „to-do“ list kui ka konkreetsema eesmärgi täitmiseks suunatud ülesannete nimekiri. Nii ei lähe asjad sassi ja on olemas ka ülevaade, mida mingi konkreetse projekti raames veel teha on vaja.  

Kellele Planner on? 

Planneri puhul on hea see, et rakendus ei ole mõeldud mingit konkreetset tüüpi töötajale, vaid seda saab kasutada iga organisatsioon, et oma tööd efektiivsemalt teha ja asjadest ülevaadet omada. Oma meeskond võib Planneris olla nii arendajatel kui ka turundajatel.  

Sinna saab lisada kolleege ning töötada koos mõne projekti kallal. Ülesanded saab neid määrates mugavalt ära jaotada ja vajadusel ka ümber tõsta. Nii ei pea ka ise meeles pidama, kelle ülesanne mingi asi täpselt oli või kellele see viimasel koosolekul määratud sai. 

Integreerimine teiste keskkondadega 

Viimaks on Planneri oluliseks plussiks ka see, et seda on võimalik ühildada teiste programmidega, mida organisatsioonis kasutatakse. Näiteks kui ettevõttes on kasutusel suhtlusrakendus Microsoft Teams, siis saab Planneri sinna mugavalt lisada ja kohe kui töövestluse käigus uued projektid või ülesanded tekivad, ei pea nende Plannerisse sisestamiseks brauserit või teist programmi avama. 

Lisaks sellele ühildub Planner ka teiste Office 365 rakendustega, näiteks Outlooki või Wordiga. Kõigi Office 365 ja sealhulgas Planneri juurutusküsimustega võib julgelt pöörduda ja Iteractioni spetsialistide poole.

Ilmselt on vähe ettevõtteid, milles ei saaks ülesannete jaotust või töötamist muuta süsteemsemaks ja lihtsamini hoomatavamaks. Tihtipeale kasutavad inimesed erinevaid viise ülesannete meelespidamiseks ja ei ole haruldane, et selleks on teinekord vana hea märkmik. Nii aga ei ole meeskonnal enamasti head ülevaadet asjadest, mis mingi projekti jaoks teha on vaja ega ka head viisi nende paremaks süstematiseerimiseks. Seetõttu tasubki võtta kasutusele Microsoft Planner, mis nende muredega aitab ning mida saab Office 365 paketiga ilma lisatasuta kasutada. 

Kui Office 365 on juba kasutusel, siis Planneri leiab siit: https://tasks.office.com/