Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused.

Varem kandis Microsofti automatiseerimise lahendus nime Microsoft Flow, nüüd aga MS Power Automate. Koos PowerAppsi ja Power BI-ga kuulub Power Automate Microsofti Power tooteperekonda. Ettevõtete jaoks, kes juba Microsofti tooteid kasutavad, on see ilmselt kõige kiirem ja hõlpsam viis äriprotsesside ja korduvate tegevuste automatiseerimiseks.

 

Automatiseerimise eelised

Power Automate võimaldab ettevõtte sisestel ja ettevõtete vahelistel meeskondadel vahetada infot kiiremini ja saada asjad kiiremini tehtud. Automatiseerimine aitab ka vigu vältida. Kui lähtesüsteemidest pärinevad andmed jõuavad dokumentidesse automaatselt mitte käsitsi sisestades, väheneb ka vigade risk. Samuti võib andmete, pakkumuste ja dokumentide kiire edastamine olla oluline argument kliendi rahulolu tagamisel.

 

Automatiseerimisega võib alustada päris lihtsate ülesannetega. Teatud juhtudel võib juba PDF-dokumentide automatiseeritud loomine säästa palju aega. Keerukate töövoogude automatiseerimine toob veelgi rohkem eeliseid. Kui näiteks on tegemist keerukamate protsessidega, millesse on kaasatud mitu kasutajat ja erinevad andmeallikad, võib automaatne dokumentide loomine hoida kokku palju aega. Automatiseerimise eelduseks on aga standardiseerimine, sest kõiki olulisi samme saab järgida ainult siis, kui protsessid toimuvad sama mustri järgi.

 

Mallid


Microsoft pakub suurt hulka valmis malle, mis lihtsustavad rakenduse kasutamist ja annavad ideid selle jaoks, milleks Power Automate'i kasutada saab. Mallid ehk template-id on hõlpsalt kohandatavad vastavalt ettevõtte protsessidele. Kõigepealt tuleb seadistada sobiv dokumendi mall, et kõik loodavad dokumendid oleks ühtse välimusega. Mallide muudatused tuleb teha ainult üks kord, tekstimoodulid ning kliendid ja tooteandmed sisestatakse automaatselt.

 

Power Automate’iga saab näiteks: 

  • Saada meeldetuletuskirju
  • Määrata korduvaid ülesandeid
  • Saata automaatseid e-kirju, kui tegevus on lõpule viidud
  • Koostada automaatseid lepingute registreid
  • Viia dokumente arhiiv-kataloogidesse
  • Automatiseerida kinnitusprotsesse


Failide automaatse sünkroniseerimise näide

Erinevate kasutajate Onedrive'is olevaid failid saab panna omavahel sünkroniseerima. Nii jääb ära manuaalne failide edastamine.
Kui kasutate mitut OneDrive’i kontot ja soovite nende vahel muudetud sisu operatiivselt kätte saada, saab seda hõlpsasti teha MS poolt ette antud malli abil, mis vaatab üht kausta ja kopeerib failid teise. Samuti saab seda malli kasutada ühe konto kahe erineva kausta vahel.


Seadmete haldamise näide 

500 töötajaga ettevõttes on kasutusel umbes 1000 nutiseadet. Neist keskmiselt 200-250 vahetatakse aastas välja. Seega on pidevalt käsil 3-6 arvuti või mobiiltelefoni vahetus.

Seda on lihtne lahendada nii, et Sharepointi luuakse vorm, mille töötaja täidab ära vastavalt sellele, millist uut seadet ta soovib. Sealt liigub see automaatselt tema ülemusele kinnitamiseks kinnitamiseks ja sealt IT osakonda, kes saab päringu, küsib pakkumised ja märgib tabelisse, kas on tellitud.

Lepingute haldamise näide 


Ettevõte on loonud lepingute haldamiseks Sharepoint Online’i tabeli, kus hoitakse lepinguid ning lepingutega seotud infot, kaasa arvatud lepingute aegumise kuupäevi. MS Power Automate’i saab luua reegli, et enne lepingu aegumise kuupäeva saadetakse e-mail soovitud saajatele, näiteks kliendile või enda töötajale, kes tegeleb konktreetse lepinguga.

 

Kui palju Power Automate kasutamine maksab? 

Power Automate on osa MS 365st. Kui sinu ettevõttel on kehtiv litsents, siis peaksid saama neid võimalusi kasutada. Kui mitte, siis võib olla vajalik administraatorilt loa saamine (admin request).



Vajate automatiseerimisega abi? 

Kui vajate töövoogude seadistamise ja Microsofti platvormide oma ärivajadustele kohandamisega abi, siis:

VÕTKE MEIEGA ÜHENDUST!

 


Viimati meie blogis

  1. Mida teha, kui IT juht või IT spetsialist lahkus töölt?

    Päris paljud meie kliendid said meie klientideks siis, kui nende enda IT inimene lahkus töölt. IT spetsialistid on tööturul hinnatud. Pole siis ime, et uusi väljakutseid ja häid pakkumisi jagub. Peale töösuhte lõppemist olid meie kliendid küsimuse ees: kas hakata otsima ja koolitama uut inimest või osta teenust sisse? 


  2. Parool on jätkuvalt üks suuremaid turvariske

    123456, parool, iloveyou, printsess, draakon jne. 2019. aasta halvimate paroolide nimekiri tuletab meelde, et paljud interneti kasutajad endiselt alahindavad küberturvalisuse ohte. Edukad küberrünnakud saavad teoks enamasti tänu varastatud või nõrkadele paroolidele. Enim levinud oht on ühe parooli laialdane ja korduv kasutamine erinevate teenuste jaoks, selgitab Joosep Truu.

  3. Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

    Hausers on kinnisvaraarenduse ja ehituse peatöövõtuga tegelev ettevõte. Enamus Hausersi projekte hõlmavad nii projekteerimist kui ehitust. See tähendab seda, et firma on hoone rajamise juures alates esimesest ideest kuni selle valmimise ja kaheaastase garantiiperioodi lõpuni. Hausersi eesmärk on olla kliendisuhtluses täpne ning kättesaadav.

  4. Microsoft Teams saab juurde palju tiimitööd lihtsustavaid ja elavdavaid elemente 

    Microsoft on teatanud mitmetest uutest virtuaalset meeskonnatööd lihtsustavatest ja elavdavatest tööriistadest, mis saavad osaliselt valmis juba augustis, osaliselt aasta lõpuks. Mõned uued võimalused on osadele kasutajatele juba tuttavad Skype'ist, Zoom'ist ja Slack'ist.

  5. Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

    Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused.

Saada kiri või helista 6 414 888

     
Email again: