Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused.

Varem kandis Microsofti automatiseerimise lahendus nime Microsoft Flow, nüüd aga MS Power Automate. Koos PowerAppsi ja Power BI-ga kuulub Power Automate Microsofti Power tooteperekonda. Ettevõtete jaoks, kes juba Microsofti tooteid kasutavad, on see ilmselt kõige kiirem ja hõlpsam viis äriprotsesside ja korduvate tegevuste automatiseerimiseks.

 

Automatiseerimise eelised

Power Automate võimaldab ettevõtte sisestel ja ettevõtete vahelistel meeskondadel vahetada infot kiiremini ja saada asjad kiiremini tehtud. Automatiseerimine aitab ka vigu vältida. Kui lähtesüsteemidest pärinevad andmed jõuavad dokumentidesse automaatselt mitte käsitsi sisestades, väheneb ka vigade risk. Samuti võib andmete, pakkumuste ja dokumentide kiire edastamine olla oluline argument kliendi rahulolu tagamisel.

 

Automatiseerimisega võib alustada päris lihtsate ülesannetega. Teatud juhtudel võib juba PDF-dokumentide automatiseeritud loomine säästa palju aega. Keerukate töövoogude automatiseerimine toob veelgi rohkem eeliseid. Kui näiteks on tegemist keerukamate protsessidega, millesse on kaasatud mitu kasutajat ja erinevad andmeallikad, võib automaatne dokumentide loomine hoida kokku palju aega. Automatiseerimise eelduseks on aga standardiseerimine, sest kõiki olulisi samme saab järgida ainult siis, kui protsessid toimuvad sama mustri järgi.

 

Mallid


Microsoft pakub suurt hulka valmis malle, mis lihtsustavad rakenduse kasutamist ja annavad ideid selle jaoks, milleks Power Automate'i kasutada saab. Mallid ehk template-id on hõlpsalt kohandatavad vastavalt ettevõtte protsessidele. Kõigepealt tuleb seadistada sobiv dokumendi mall, et kõik loodavad dokumendid oleks ühtse välimusega. Mallide muudatused tuleb teha ainult üks kord, tekstimoodulid ning kliendid ja tooteandmed sisestatakse automaatselt.

 

Power Automate’iga saab näiteks: 

  • Saada meeldetuletuskirju
  • Määrata korduvaid ülesandeid
  • Saata automaatseid e-kirju, kui tegevus on lõpule viidud
  • Koostada automaatseid lepingute registreid
  • Viia dokumente arhiiv-kataloogidesse
  • Automatiseerida kinnitusprotsesse


Failide automaatse sünkroniseerimise näide

Erinevate kasutajate Onedrive'is olevaid failid saab panna omavahel sünkroniseerima. Nii jääb ära manuaalne failide edastamine.
Kui kasutate mitut OneDrive’i kontot ja soovite nende vahel muudetud sisu operatiivselt kätte saada, saab seda hõlpsasti teha MS poolt ette antud malli abil, mis vaatab üht kausta ja kopeerib failid teise. Samuti saab seda malli kasutada ühe konto kahe erineva kausta vahel.


Seadmete haldamise näide 

500 töötajaga ettevõttes on kasutusel umbes 1000 nutiseadet. Neist keskmiselt 200-250 vahetatakse aastas välja. Seega on pidevalt käsil 3-6 arvuti või mobiiltelefoni vahetus.

Seda on lihtne lahendada nii, et Sharepointi luuakse vorm, mille töötaja täidab ära vastavalt sellele, millist uut seadet ta soovib. Sealt liigub see automaatselt tema ülemusele kinnitamiseks kinnitamiseks ja sealt IT osakonda, kes saab päringu, küsib pakkumised ja märgib tabelisse, kas on tellitud.

Lepingute haldamise näide 


Ettevõte on loonud lepingute haldamiseks Sharepoint Online’i tabeli, kus hoitakse lepinguid ning lepingutega seotud infot, kaasa arvatud lepingute aegumise kuupäevi. MS Power Automate’i saab luua reegli, et enne lepingu aegumise kuupäeva saadetakse e-mail soovitud saajatele, näiteks kliendile või enda töötajale, kes tegeleb konktreetse lepinguga.

 

Kui palju Power Automate kasutamine maksab? 

Power Automate on osa MS 365st. Kui sinu ettevõttel on kehtiv litsents, siis peaksid saama neid võimalusi kasutada. Kui mitte, siis võib olla vajalik administraatorilt loa saamine (admin request).



Vajate automatiseerimisega abi? 

Kui vajate töövoogude seadistamise ja Microsofti platvormide oma ärivajadustele kohandamisega abi, siis:

VÕTKE MEIEGA ÜHENDUST!

 


Viimati meie blogis

  1. Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

    Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused.

  2. Võtame tööle IT- teenuste juhi

    Otsime oma meeskonda IT teenuste juhti!

  3. Microsoft Bookings - tõhus rakendus kohtumiste planeerimiseks ja broneeringute haldamiseks

    Microsoft Bookings on Microsoft 365 sees sisalduv veebiteenus, mis lihtsustab klientide või potentsiaalsete klientidega kohtumiste planeerimist ja haldamist. Bookings rakenduse abiga saavad kliendid kohtumisi veebis ise ajastada ja hallata ja jääb ära edasi-tagasi kirjavahetus või korduvad telefonikõned mõlematele osapooltele sobiva aja leidmiseks. Rakendust saab hõlpsalt kasutada ka veebipõhiste koosolekute ja kohtumiste planeerimisel.

  4. Dell lansseeris uued äriklassi sülearvutid

    Dell Technologies hõlmab enda alla palju erinevaid ärisuundi serveritest kuni AI- ja võrgulahendusteni. Kuid kõik sai alguse äriklassi arvutitest. See on valdkond, kus Dell endiselt säravalt silma paistab.

  5. Office 365 on nüüd Microsoft 365

    Microsoft tegi julge otsuse ja nimetas oma tuntuima kaubamärgi Office 365 ümber Microsoft 365-ks. Muudatuse taga on soov hõlbustada kõigi lõpptarbijate ehk ka väiksemate ja keskmise suurusega ettevõtete, koolide, aga ka  perede juurdepääsu mitmesugustele Microsofti lahendustele.

ITERACTION OÜ
Tallinna esindus:
Pärnu mnt 105, 11312
Tartu esindus:
Ülikooli 2a, 51003

Saada kiri või helista 6 414 888

     
Email again: