Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused.

Varem kandis Microsofti automatiseerimise lahendus nime Microsoft Flow, nüüd aga MS Power Automate. Koos PowerAppsi ja Power BI-ga kuulub Power Automate Microsofti Power tooteperekonda. Ettevõtete jaoks, kes juba Microsofti tooteid kasutavad, on see ilmselt kõige kiirem ja hõlpsam viis äriprotsesside ja korduvate tegevuste automatiseerimiseks.

 

Automatiseerimise eelised

Power Automate võimaldab ettevõtte sisestel ja ettevõtete vahelistel meeskondadel vahetada infot kiiremini ja saada asjad kiiremini tehtud. Automatiseerimine aitab ka vigu vältida. Kui lähtesüsteemidest pärinevad andmed jõuavad dokumentidesse automaatselt mitte käsitsi sisestades, väheneb ka vigade risk. Samuti võib andmete, pakkumuste ja dokumentide kiire edastamine olla oluline argument kliendi rahulolu tagamisel.

 

Automatiseerimisega võib alustada päris lihtsate ülesannetega. Teatud juhtudel võib juba PDF-dokumentide automatiseeritud loomine säästa palju aega. Keerukate töövoogude automatiseerimine toob veelgi rohkem eeliseid. Kui näiteks on tegemist keerukamate protsessidega, millesse on kaasatud mitu kasutajat ja erinevad andmeallikad, võib automaatne dokumentide loomine hoida kokku palju aega. Automatiseerimise eelduseks on aga standardiseerimine, sest kõiki olulisi samme saab järgida ainult siis, kui protsessid toimuvad sama mustri järgi.

 

Mallid


Microsoft pakub suurt hulka valmis malle, mis lihtsustavad rakenduse kasutamist ja annavad ideid selle jaoks, milleks Power Automate'i kasutada saab. Mallid ehk template-id on hõlpsalt kohandatavad vastavalt ettevõtte protsessidele. Kõigepealt tuleb seadistada sobiv dokumendi mall, et kõik loodavad dokumendid oleks ühtse välimusega. Mallide muudatused tuleb teha ainult üks kord, tekstimoodulid ning kliendid ja tooteandmed sisestatakse automaatselt.

 

Power Automate’iga saab näiteks: 

  • Saada meeldetuletuskirju
  • Määrata korduvaid ülesandeid
  • Saata automaatseid e-kirju, kui tegevus on lõpule viidud
  • Koostada automaatseid lepingute registreid
  • Viia dokumente arhiiv-kataloogidesse
  • Automatiseerida kinnitusprotsesse


Failide automaatse sünkroniseerimise näide

Erinevate kasutajate Onedrive'is olevaid failid saab panna omavahel sünkroniseerima. Nii jääb ära manuaalne failide edastamine.
Kui kasutate mitut OneDrive’i kontot ja soovite nende vahel muudetud sisu operatiivselt kätte saada, saab seda hõlpsasti teha MS poolt ette antud malli abil, mis vaatab üht kausta ja kopeerib failid teise. Samuti saab seda malli kasutada ühe konto kahe erineva kausta vahel.


Seadmete haldamise näide 

500 töötajaga ettevõttes on kasutusel umbes 1000 nutiseadet. Neist keskmiselt 200-250 vahetatakse aastas välja. Seega on pidevalt käsil 3-6 arvuti või mobiiltelefoni vahetus.

Seda on lihtne lahendada nii, et Sharepointi luuakse vorm, mille töötaja täidab ära vastavalt sellele, millist uut seadet ta soovib. Sealt liigub see automaatselt tema ülemusele kinnitamiseks kinnitamiseks ja sealt IT osakonda, kes saab päringu, küsib pakkumised ja märgib tabelisse, kas on tellitud.

Lepingute haldamise näide 


Ettevõte on loonud lepingute haldamiseks Sharepoint Online’i tabeli, kus hoitakse lepinguid ning lepingutega seotud infot, kaasa arvatud lepingute aegumise kuupäevi. MS Power Automate’i saab luua reegli, et enne lepingu aegumise kuupäeva saadetakse e-mail soovitud saajatele, näiteks kliendile või enda töötajale, kes tegeleb konktreetse lepinguga.

 

Kui palju Power Automate kasutamine maksab? 

Power Automate on osa MS 365st. Kui sinu ettevõttel on kehtiv litsents, siis peaksid saama neid võimalusi kasutada. Kui mitte, siis võib olla vajalik administraatorilt loa saamine (admin request).



Vajate automatiseerimisega abi? 

Kui vajate töövoogude seadistamise ja Microsofti platvormide oma ärivajadustele kohandamisega abi, siis:

VÕTKE MEIEGA ÜHENDUST!

 


Viimati meie blogis

  1. Küberkuritegevus on epideemia: 2020. levinumad petuskeemid

    2020. aasta statistika saab olema huvitav. Ühte juba teame. Oluliselt suurenenud on nii interneti kasutamine kui küberkuriteod. Kindlasti mängib selles rolli COVID pandeemia, kuid lootust, et koos koroonavaktsiiniga kahanevad ka küberohud, paraku ei ole.

  2. IT haldusteenuse pakkujana soovime olla enamat, kui number, kellele helistate, kui midagi on katki

    Ettevõtete konkurentsivõime sõltub IT-st rohkem kui kunagi varem. Praktiliselt iga ettevõte kasutab tehnoloogiat. Sobiva ja usaldusväärse IT haldusteenuse pakkuja leidmine võib olla keeruline. Millega eristume Eesti turul teistest ning mis on meie jaoks teenust osutades prioriteedid? 

  3. "Microsoft Teams" eraldi ekraanil aitab olla efektiivsem - nüüd saadaval

    Microsoft teatas juulis uut tüüpi MS poolt sertifitseeritud seadmete turule tulemisest. Nüüd on esimene nutiseade uuest kategooriast turul. Microsoft Teamsi Display ehk Teamsi ekraan on puutetundliku ekraaniga personaalne seade, mille mõte on hoida vestlused, koosolekud, kõned, kalender ja failid ühes spetsiaalses seadmes ning arvuti võimalikult "puhas" ülesannete täitmiseks, mis nõuavad keskendumist ja ressurssi nii arvutilt kui inimeselt.

  4. Ettevõtted küsivad: „Milline viirustõrje kaitseb Emoteti eest?“

    Oleme viimastel päevadel saanud kõnesid ja kirju ettevõtetelt, kes paluvad abi viirustõrje valimisel. Suurenenud huvi teema vastu on seotud Emotet pahavaraga, millega nakatumisest on Riigi Infosüsteemide Ameti andmetel viimase paari nädala jooksul teada andnud 64 ettevõtet. 

  5. IT süsteemid tõrguvad ja äri seisab. Mida teha?

    Tõsisemad IT-probleemid tabavad ettevõtteid alati ootamatult, tavaliselt maksimaalselt ebasobilikul ajal.  Olgu võrgukatkestus, viirus või serveritõrge, halvimal juhul võivad tagajärjed viia äri täieliku seiskumiseni. Peamised põhjused, miks SOS olukord tekib, on küberrünnakud, ebapiisav majasisene kompetents ning mitte ajakohane IT taristu. 

Saada kiri või helista 6 414 888

     
Email again: