Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

Hausers on kinnisvaraarenduse ja ehituse peatöövõtuga tegelev ettevõte. Enamus Hausersi projekte hõlmavad nii projekteerimist kui ehitust. See tähendab seda, et firma on hoone rajamise juures alates esimesest ideest kuni selle valmimise ja kaheaastase garantiiperioodi lõpuni. Hausersi eesmärk on olla kliendisuhtluses täpne ning kättesaadav.

Lähteülesanne

Kuna Hausersil on korraga garantii-etapis mitukümmend objekti ja kokku sadu kortereid ja äripindu, oli garantiijuhtumite haldamine keeruline ja palju käsitööd ning edasi-tagasi infovahetust nõudev protsess: telefoni- ja e-mailiteel toimuv suhtlus ning ajamahukas Exceli tabeli haldamine. Ettevõte otsis lahendust, mis lihtsustaks käsitsi tehtavat tööd, vähendaks info killustatust ja soovis muuta klienditeeninduse kiiremaks ja mugavamaks. Eriti oluline oli teenuse kättesaadavus avariiliste garantiijuhtumite puhul.

 

Lahendus

Lahendasime väljakutse MS Sharepointi ja Azure abiga.  

Hausersi veebilehel on nüüd menüüpunkt Garantii, mille alt avaneb vorm, mille klient täidab ära. Juurde saab lisada ka faile ja fotosid. MS Sharepointi tekitasime keskkonna, kus on andmeväljad, kuhu kogu info koondub.


Veebivormi ära saates tekib automaatselt Sharepointi garantiijuhtum ja käivitab protsessi. Ehitusobjektid on juba eelseadistatud ja juhtum läheb automaatselt õige objekti alla. Kuna väljast ei saa infot otse Sharepointi tuua, on Azure info talletamise vahelüliks. Azure ja Sharepointi vahel on API liidestus.  

Edasi saavad kõik tööde teostamisega seotud osapooled enda vajadustest lähtuvalt infot töötlema hakata ja soovi korral eksportida Excelisse. 

Lisaks seadistasime automaatsed teavitused ja meeldetuletused. Objektidele või kindlat tüüpi töödele on määratud vastutajad ehk garantiitööde teostajad ja spetsialistid, kes saavad automaatsed teated uute juhtumite ja tööde lisandumise kohta. Kui vastutaja mingi aja jooksul ei ole reageerinud, saab ta meeldetuletuse.

 

Tulemus

Hausersi garantiitööde süsteem toimis e-mailide peal, oli ebaefektiivne, puudus ülevaade ning võis tekkida inimlikke vigu. Täna on ühe inimese tööaeg vabanenud oluliste ülesannete täitmiseks.  

Varem tuli klientide ja töö teostajate vahel vahetada ja vahendada palju kirju, et infot kätte saada, täpsustada ja edastada. Vormi puhul on kliendi poolt vajaliku teabe infoväljad on ette antud, mis võimaldavad kiirelt ja ühe korraga kliendi käest info kätte saada. Varem sisestas garantiispetsialist andmed tabelisse ja saatis teostajale edasi, nüüd kaob see lüli vahelt ära. Teostaja kasutab samuti Sharepointi ja märgib sinna ise ka teate, kui töö on tehtud.


Loe lisaks: Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Kuidas alustada?

Tänapäevaste infotehnoloogiliste vahenditega on võimalik automatiseerida väga suur osa käsitsi tehtavast tööst.

Kui juba kasutate MS 365 ja soovite enda töövoogude seadistamise ja Microsofti platvormide oma ärivajadustele kohandamisega abi, siis:

VÕTKE ÜHENDUST

Viimati meie blogis

  1. Ettevõtted küsivad: „Milline viirustõrje kaitseb Emoteti eest?“

    Oleme viimastel päevadel saanud kõnesid ja kirju ettevõtetelt, kes paluvad abi viirustõrje valimisel. Suurenenud huvi teema vastu on seotud Emotet pahavaraga, millega nakatumisest on Riigi Infosüsteemide Ameti andmetel viimase paari nädala jooksul teada andnud 64 ettevõtet. 

  2. IT süsteemid tõrguvad ja äri seisab. Mida teha?

    Tõsisemad IT-probleemid tabavad ettevõtteid alati ootamatult, tavaliselt maksimaalselt ebasobilikul ajal.  Olgu võrgukatkestus, viirus või serveritõrge, halvimal juhul võivad tagajärjed viia äri täieliku seiskumiseni. Peamised põhjused, miks SOS olukord tekib, on küberrünnakud, ebapiisav majasisene kompetents ning mitte ajakohane IT taristu. 

  3. Otsime oma meeskonda IT lahenduste ja teenuste müügijuhti

    Otsime oma meeskonda müügijuhti, kelle peamine roll on kasvatada järjepidevalt meie äriklientide arvu ja tutvustada proaktiivselt meie erinevaid teenuseid ning lahendusi.

  4. Mida teha, kui IT juht või IT spetsialist lahkus töölt?

    Päris paljud meie kliendid said meie klientideks siis, kui nende enda IT inimene lahkus töölt. IT spetsialistid on tööturul hinnatud. Pole siis ime, et uusi väljakutseid ja häid pakkumisi jagub. Peale töösuhte lõppemist olid meie kliendid küsimuse ees: kas hakata otsima ja koolitama uut inimest või osta teenust sisse? 


  5. Parool on jätkuvalt üks suuremaid turvariske

    123456, parool, iloveyou, printsess, draakon jne. 2019. aasta halvimate paroolide nimekiri tuletab meelde, et paljud interneti kasutajad endiselt alahindavad küberturvalisuse ohte. Edukad küberrünnakud saavad teoks enamasti tänu varastatud või nõrkadele paroolidele. Enim levinud oht on ühe parooli laialdane ja korduv kasutamine erinevate teenuste jaoks, selgitab Joosep Truu.

Saada kiri või helista 6 414 888

     
Email again: