Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

Hausers on kinnisvaraarenduse ja ehituse peatöövõtuga tegelev ettevõte. Enamus Hausersi projekte hõlmavad nii projekteerimist kui ehitust. See tähendab seda, et firma on hoone rajamise juures alates esimesest ideest kuni selle valmimise ja kaheaastase garantiiperioodi lõpuni. Hausersi eesmärk on olla kliendisuhtluses täpne ning kättesaadav.

Lähteülesanne

Kuna Hausersil on korraga garantii-etapis mitukümmend objekti ja kokku sadu kortereid ja äripindu, oli garantiijuhtumite haldamine keeruline ja palju käsitööd ning edasi-tagasi infovahetust nõudev protsess: telefoni- ja e-mailiteel toimuv suhtlus ning ajamahukas Exceli tabeli haldamine. Ettevõte otsis lahendust, mis lihtsustaks käsitsi tehtavat tööd, vähendaks info killustatust ja soovis muuta klienditeeninduse kiiremaks ja mugavamaks. Eriti oluline oli teenuse kättesaadavus avariiliste garantiijuhtumite puhul.

 

Lahendus

Lahendasime väljakutse MS Sharepointi ja Azure abiga.  

Hausersi veebilehel on nüüd menüüpunkt Garantii, mille alt avaneb vorm, mille klient täidab ära. Juurde saab lisada ka faile ja fotosid. MS Sharepointi tekitasime keskkonna, kus on andmeväljad, kuhu kogu info koondub.


Veebivormi ära saates tekib automaatselt Sharepointi garantiijuhtum ja käivitab protsessi. Ehitusobjektid on juba eelseadistatud ja juhtum läheb automaatselt õige objekti alla. Kuna väljast ei saa infot otse Sharepointi tuua, on Azure info talletamise vahelüliks. Azure ja Sharepointi vahel on API liidestus.  

Edasi saavad kõik tööde teostamisega seotud osapooled enda vajadustest lähtuvalt infot töötlema hakata ja soovi korral eksportida Excelisse. 

Lisaks seadistasime automaatsed teavitused ja meeldetuletused. Objektidele või kindlat tüüpi töödele on määratud vastutajad ehk garantiitööde teostajad ja spetsialistid, kes saavad automaatsed teated uute juhtumite ja tööde lisandumise kohta. Kui vastutaja mingi aja jooksul ei ole reageerinud, saab ta meeldetuletuse.

 

Tulemus

Hausersi garantiitööde süsteem toimis e-mailide peal, oli ebaefektiivne, puudus ülevaade ning võis tekkida inimlikke vigu. Täna on ühe inimese tööaeg vabanenud oluliste ülesannete täitmiseks.  

Varem tuli klientide ja töö teostajate vahel vahetada ja vahendada palju kirju, et infot kätte saada, täpsustada ja edastada. Vormi puhul on kliendi poolt vajaliku teabe infoväljad on ette antud, mis võimaldavad kiirelt ja ühe korraga kliendi käest info kätte saada. Varem sisestas garantiispetsialist andmed tabelisse ja saatis teostajale edasi, nüüd kaob see lüli vahelt ära. Teostaja kasutab samuti Sharepointi ja märgib sinna ise ka teate, kui töö on tehtud.


Loe lisaks: Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Kuidas alustada?

Tänapäevaste infotehnoloogiliste vahenditega on võimalik automatiseerida väga suur osa käsitsi tehtavast tööst.

Kui juba kasutate MS 365 ja soovite enda töövoogude seadistamise ja Microsofti platvormide oma ärivajadustele kohandamisega abi, siis:

VÕTKE ÜHENDUST

Viimati meie blogis

  1. Küberkuritegevus on epideemia: 2020. levinumad petuskeemid

    2020. aasta statistika saab olema huvitav. Ühte juba teame. Oluliselt suurenenud on nii interneti kasutamine kui küberkuriteod. Kindlasti mängib selles rolli COVID pandeemia, kuid lootust, et koos koroonavaktsiiniga kahanevad ka küberohud, paraku ei ole.

  2. IT haldusteenuse pakkujana soovime olla enamat, kui number, kellele helistate, kui midagi on katki

    Ettevõtete konkurentsivõime sõltub IT-st rohkem kui kunagi varem. Praktiliselt iga ettevõte kasutab tehnoloogiat. Sobiva ja usaldusväärse IT haldusteenuse pakkuja leidmine võib olla keeruline. Millega eristume Eesti turul teistest ning mis on meie jaoks teenust osutades prioriteedid? 

  3. "Microsoft Teams" eraldi ekraanil aitab olla efektiivsem - nüüd saadaval

    Microsoft teatas juulis uut tüüpi MS poolt sertifitseeritud seadmete turule tulemisest. Nüüd on esimene nutiseade uuest kategooriast turul. Microsoft Teamsi Display ehk Teamsi ekraan on puutetundliku ekraaniga personaalne seade, mille mõte on hoida vestlused, koosolekud, kõned, kalender ja failid ühes spetsiaalses seadmes ning arvuti võimalikult "puhas" ülesannete täitmiseks, mis nõuavad keskendumist ja ressurssi nii arvutilt kui inimeselt.

  4. Ettevõtted küsivad: „Milline viirustõrje kaitseb Emoteti eest?“

    Oleme viimastel päevadel saanud kõnesid ja kirju ettevõtetelt, kes paluvad abi viirustõrje valimisel. Suurenenud huvi teema vastu on seotud Emotet pahavaraga, millega nakatumisest on Riigi Infosüsteemide Ameti andmetel viimase paari nädala jooksul teada andnud 64 ettevõtet. 

  5. IT süsteemid tõrguvad ja äri seisab. Mida teha?

    Tõsisemad IT-probleemid tabavad ettevõtteid alati ootamatult, tavaliselt maksimaalselt ebasobilikul ajal.  Olgu võrgukatkestus, viirus või serveritõrge, halvimal juhul võivad tagajärjed viia äri täieliku seiskumiseni. Peamised põhjused, miks SOS olukord tekib, on küberrünnakud, ebapiisav majasisene kompetents ning mitte ajakohane IT taristu. 

Saada kiri või helista 6 414 888

     
Email again: