Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

Hausers on kinnisvaraarenduse ja ehituse peatöövõtuga tegelev ettevõte. Enamus Hausersi projekte hõlmavad nii projekteerimist kui ehitust. See tähendab seda, et firma on hoone rajamise juures alates esimesest ideest kuni selle valmimise ja kaheaastase garantiiperioodi lõpuni. Hausersi eesmärk on olla kliendisuhtluses täpne ning kättesaadav.

Lähteülesanne

Kuna Hausersil on korraga garantii-etapis mitukümmend objekti ja kokku sadu kortereid ja äripindu, oli garantiijuhtumite haldamine keeruline ja palju käsitööd ning edasi-tagasi infovahetust nõudev protsess: telefoni- ja e-mailiteel toimuv suhtlus ning ajamahukas Exceli tabeli haldamine. Ettevõte otsis lahendust, mis lihtsustaks käsitsi tehtavat tööd, vähendaks info killustatust ja soovis muuta klienditeeninduse kiiremaks ja mugavamaks. Eriti oluline oli teenuse kättesaadavus avariiliste garantiijuhtumite puhul.

 

Lahendus

Lahendasime väljakutse MS Sharepointi ja Azure abiga.  

Hausersi veebilehel on nüüd menüüpunkt Garantii, mille alt avaneb vorm, mille klient täidab ära. Juurde saab lisada ka faile ja fotosid. MS Sharepointi tekitasime keskkonna, kus on andmeväljad, kuhu kogu info koondub.


Veebivormi ära saates tekib automaatselt Sharepointi garantiijuhtum ja käivitab protsessi. Ehitusobjektid on juba eelseadistatud ja juhtum läheb automaatselt õige objekti alla. Kuna väljast ei saa infot otse Sharepointi tuua, on Azure info talletamise vahelüliks. Azure ja Sharepointi vahel on API liidestus.  

Edasi saavad kõik tööde teostamisega seotud osapooled enda vajadustest lähtuvalt infot töötlema hakata ja soovi korral eksportida Excelisse. 

Lisaks seadistasime automaatsed teavitused ja meeldetuletused. Objektidele või kindlat tüüpi töödele on määratud vastutajad ehk garantiitööde teostajad ja spetsialistid, kes saavad automaatsed teated uute juhtumite ja tööde lisandumise kohta. Kui vastutaja mingi aja jooksul ei ole reageerinud, saab ta meeldetuletuse.

 

Tulemus

Hausersi garantiitööde süsteem toimis e-mailide peal, oli ebaefektiivne, puudus ülevaade ning võis tekkida inimlikke vigu. Täna on ühe inimese tööaeg vabanenud oluliste ülesannete täitmiseks.  

Varem tuli klientide ja töö teostajate vahel vahetada ja vahendada palju kirju, et infot kätte saada, täpsustada ja edastada. Vormi puhul on kliendi poolt vajaliku teabe infoväljad on ette antud, mis võimaldavad kiirelt ja ühe korraga kliendi käest info kätte saada. Varem sisestas garantiispetsialist andmed tabelisse ja saatis teostajale edasi, nüüd kaob see lüli vahelt ära. Teostaja kasutab samuti Sharepointi ja märgib sinna ise ka teate, kui töö on tehtud.


Loe lisaks: Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

Kuidas alustada?

Tänapäevaste infotehnoloogiliste vahenditega on võimalik automatiseerida väga suur osa käsitsi tehtavast tööst.

Kui juba kasutate MS 365 ja soovite enda töövoogude seadistamise ja Microsofti platvormide oma ärivajadustele kohandamisega abi, siis:

VÕTKE ÜHENDUST

Viimati meie blogis

  1. Kliendilugu Hausers Grupp OÜ: garantiitööde halduse automatiseerimine Microsoft 365 abil

    Hausers on kinnisvaraarenduse ja ehituse peatöövõtuga tegelev ettevõte. Enamus Hausersi projekte hõlmavad nii projekteerimist kui ehitust. See tähendab seda, et firma on hoone rajamise juures alates esimesest ideest kuni selle valmimise ja kaheaastase garantiiperioodi lõpuni. Hausersi eesmärk on olla kliendisuhtluses täpne ning kättesaadav.

  2. Microsoft Teams saab juurde palju tiimitööd lihtsustavaid ja elavdavaid elemente 

    Microsoft on teatanud mitmetest uutest virtuaalset meeskonnatööd lihtsustavatest ja elavdavatest tööriistadest, mis saavad osaliselt valmis juba augustis, osaliselt aasta lõpuks. Mõned uued võimalused on osadele kasutajatele juba tuttavad Skype'ist, Zoom'ist ja Slack'ist.

  3. Mis on MS Power Automate ehk kuidas vähendada Microsoft 365 abil käsitööd?

    Microsoft 365 koosneb paljudest erinevatest rakendustest ja lahendustest. Sageli piirdutakse Wordi ja Exceli kasutamisega ning ei tunta võimalusi, mis MS litsentsidega kaasnevad. Ühena neist pakub Microsoft veebipõhist töövoogude automatiseerimise lahendust, mille abil saab ühendada omavahel erinevad rakendused ja teenused.

  4. Võtame tööle IT- teenuste juhi

    Otsime oma meeskonda IT teenuste juhti!

  5. Microsoft Bookings - tõhus rakendus kohtumiste planeerimiseks ja broneeringute haldamiseks

    Microsoft Bookings on Microsoft 365 sees sisalduv veebiteenus, mis lihtsustab klientide või potentsiaalsete klientidega kohtumiste planeerimist ja haldamist. Bookings rakenduse abiga saavad kliendid kohtumisi veebis ise ajastada ja hallata ja jääb ära edasi-tagasi kirjavahetus või korduvad telefonikõned mõlematele osapooltele sobiva aja leidmiseks. Rakendust saab hõlpsalt kasutada ka veebipõhiste koosolekute ja kohtumiste planeerimisel.

Saada kiri või helista 6 414 888

     
Email again: